Wer sieht welche Dateien und Ordner?

In der ISKA-Cloud werden die Zugriffsberechtigungen durch Gruppenzugehörigkeiten und durch Freigaben geregelt.

Welche Dateien und Order werden angezeigt?

Nutzerinnen und Nutzer der ISKA-Cloud sehen Dateien und Ordner,

  • die sie selbst hochgeladen haben,
  • die mit einer Gruppe geteilt wurden, der sie selbst angehören oder
  • die mit ihnen persönlich geteilt wurden.

Der Besitz einer Datei oder eines Ordners

  • Wer rechts vom Datei- bzw. Ordner-Namen das dreieckige Teilen-Symbol sieht, ist selbst Besitzer/in.
  • Ansonsten zeigt ein Kreis mit den Anfangsbuchstaben oder dem Profilbild den Besitzer bzw. die Besitzerin. Fährt die Maus über diesen Kreis, wird der Name angezeigt.

Besitz beim Erstellen bzw. Hochladen

  • Normalerweise kommen selbst erstellte oder hochgeladene Dateien und Ordner in den eigenen Besitz.
  • Wer eine Datei in einem Ordner platziert, der jemand anderem gehört, übergibt diese Datei an diesen.
  • Das Gleiche gilt für Ordner, die im Ordner von jemand anderem angelegt werden.

Wir nutzen diesen Mechanismus und legen Ordner für die meisten Gruppen an. Wer dann dort Dateien und Ordner anlegt, übergibt damit den Besitz an die Gruppe.

Zugriffssteuerung durch Gruppenverzeichnisse

Wenn jemand die ISKA-Cloud endgültig verlässt und der Cloud-Account gelöscht wird, gehen sämtliche Dateien, die im Besitz der Betroffenen sind, verloren. Um das zu vermeiden, legen wir alle Dateien in Gruppenverzeichnisse, die von der Cloud-Administratorin "admin.verzeichnisse" angelegt wurden.

Alle Mitglieder  einer Cloud-Gruppe können die Inhalte ihres Gruppenordners frei erstellen, bearbeiten und löschen. Besitzerin bleibt "admin.verzeichnisse". Die Dateien und Unterordner können nicht weitergeteilt werden. Sie bleiben nur innerhalb der Gruppe sichtbar.

ISKA-Arbeitsbereiche, bei denen noch keine von "admin.verzeichnisse" angelegten Gruppenordner eingerichtet wurden, können diese beim ISKA-IT-Support anfordern.

Dateien und Ordner nicht gesondert freigeben

Es gibt einfache Mechanismen Dateien und Ordner auf anderem Weg für einzelne Personen oder Gruppen freizugeben ("teilen"). Diese sollten allerdings nicht verwendet werden.

Freigabe einer Datei für Externe

Die ISKA-Cloud eignet sich dazu, um Externen (z. B. Kooperationspartner/innen) eine Datei datenschutzsicher zukommen zu lassen. Auf diese Weise können auch Dateien, die für einen Versand per Mail zu groß sind, weitergegeben werden. Die Externen brauchen dazu keinen ISKA-Cloud-Account.

  1. Die extern zu teilende Datei hochladen.
  2. Keinen Gruppenordner verwenden, damit die Datei im eigenen Besitz bleibt.
  3. Auf das Teilen-Symbol (Dreieck) rechts vom Dateinamen klicken.
  4. Auf das "+" rechts von "Link teilen" klicken.
  5. Das vergebene Passwort abschreiben oder an einen sicheren Ort kopieren.
  6. Auf den Pfeil rechts neben dem Passwort klicken.
  7. Nun befindet sich der Link in der Zwischenablage und kann z. B. mit Strg+V in eine Mail kopiert werden.
  8. Das Passwort dem Empfänger z. B. per Telefon mitteilen. Es macht keinen Sinn, das Passwort mit der gleichen Mail zu versenden wie den Link.
  9. Dem Empfänger mitteilen, dass er das Passwort nicht weitergeben soll.

Wenn der Dateitausch mit dem Externen abgeschlossen ist, ist die Datei in der ISKA-Cloud zu löschen.

Eine Freigabe zurücknehmen

  1. Auf das Teilen-Symbol (Dreieck) rechts vom Dateinamen klicken.
  2. Auf die drei Punkte rechts neben "Link teilen" klicken.
  3. "Freigabe aufheben" auswählen.