Wer sieht welche Dateien und Verzeichnisse?

In der ISKA-Cloud werden die Zugriffsberechtigungen durch Gruppenzugehörigkeiten und direkte Freigaben geregelt

Welche Dateien und Verzeichnisse sieht man?

Man sieht alle Verzeichnisse und Dateien, die

  • man selbst angelegt oder hochgeladen hat
  • mit einer Gruppe geteilt wurden, der man angehört
  • mit einem persönlich geteilt wurden

Anzeige des Besitzers

Der Besitzer wird rechts neben der Datei bzw. dem Verzeichnis angezeigt:

  • Sieht man das Teilen-Symbol, ist man selbst der Besitzer.
  • Ansonsten sieht man einen Kreis mit den Anfangsbuchstaben oder dem Profilbild des Besitzers. Wenn man mit der Maus über diesen Kreis fährt, sieht man den Namen des Besitzers.

Wer ist Besitzer?

Normalerweise ist man Besitzer von selbst erstellten oder hochgeladenenen Dateien und Verzeichnissen.

Wichtige Ausnahme:

Wenn man Dateien in ein Verzeichnis platziert, das jemand anderem gehört, dann bekommen diese Dateien automatisch den Besitzer des Verzeichnisses, in dem sie liegen. Das Gleiche gilt für Unterverzeichnisse, die man in einem Verzeichnis anlegt, das jemand anderem gehört.

Zugriffssteuerung durch ISKA-Gruppenverzeichnisse

Um zu vermeiden, dass wichtige Dateien verloren gehen, wenn ein ISKA-Mitarbeiter geht (s. Dateien löschen), werden ISKA-Gruppenverzeichnisse von einem allgemeinen Admin-Account angelegt. Der Besitzer dieser Gruppenverzeichnisse (und ihrer Inhalte) heißt "admin.verzeichnisse".

Alle Gruppen-Mitglieder können die Inhalte ihres ISKA-Gruppenverzeichnisses frei erstellen, bearbeiten und löschen. Der Besitzer von allen Inhalten bleibt "admin.verzeichnisse". Die Dateien und Unterverzeichnisse können von Gruppenmitgliedern nicht weitergeteilt werden.

Begonnen wird mit der Einrichtung von ISKA-Gruppenverzeichnissen in den Kitas MIO und MOMO (Stand 15.10.2020)

Freigabe: Dateien und Verzeichnisse für andere ISKA-Clou-Nutzer sichtbar und bearbeitbar machen

Der Besitzer einer Datei oder eines Verzeichnisses bestimmt, wer es sonst noch sehen und bearbeiten darf:

  1. Auf das Teilen-Symbol rechts vom Dateinamen klicken
  2. Rechts einen Namen in das Feld "Name oder Mail-Adresse" eingeben (Nachname, Vorname oder auch Gruppenname)
  3. Über dem Feld wird der oder die Gesuchte angezeigt > Anklicken
  4. Die Person oder Gruppe steht nun unten in der Liste. Auf die drei Punkte neben dem Namen klicken, und je nachdem "Bearbeitung erlauben" oder "Weiterteilen erlauben" wegklicken.
    Unbedingt Datenschutz beachten, wenn man weiterteilen erlaubt!

Freigabe einer Datei für Externe per Link

Wenn man große Dateien ab und zu mit Externen teilen will (z.B. einmal jährlich einen Entwurf mit einem Grafiker), dann das per Link auch mit Personen tun, die keinen ISKA-Cloud-Account haben:

  1. Auf das Teilen-Symbol rechts vom Dateinamen klicken
  2. Rechts auf das + neben "Link teilen" klicken
  3. Das angezeigte Passwort abschreiben
  4. Auf den Pfeil rechts neben dem Passwort klicken
  5. Der Link befindet sich in der Zwischenablage und kann z.B. mit STRG+V in eine Mail kopiert werden.
  6. Das Passwort dem Empfänger per Telefon zukommen lassen
  7. Der Empfänger soll das Passwort nicht weitergeben

Wenn die Dateibearbeitung mit dem Externen abgeschlossen ist und sie nicht mehr geteilt werden muss, entweder die Freigabe löschen oder die Datei in Nextcloud löschen.

Freigabe löschen:

  1. Auf das Teilen-Symbol rechts vom Dateinamen klicken
  2. Auf die drei Punkte rechts neben "Link teilen" klicken
  3. Auf "Freigabe aufheben" klicken
Datei löschen siehe Dateien löschen